Spotkanie biznesowe po angielsku – zwroty, które mogą ci się przydać

Spotkanie biznesowe (po angielsku business meeting) może stanowić niemałe wyzwanie dla osób, które dopiero zaczynają pracę w anglojęzycznej firmie, jak i dla tych, które mają dłuższe doświadczenie, ale nie codziennie obsługują klientów posługujących się obcym językiem. W artykule przedstawimy przydatne w trakcie takich spotkań zwroty oraz opiszemy, jak mentalnie przygotować się na rozmowę biznesową po angielsku.

Zaproszenie na spotkanie biznesowe po angielsku

Jeżeli odpowiadamy za organizację spotkania biznesowego, musimy się spotkać, zadzwonić lub napisać wiadomość z zaproszeniem do wszystkich osób zainteresowanych. W tym celu warto wykorzystać kilka z następujących zwrotów:

• Do you have time to meet… (Ma Pani/Pan czas na spotkanie…),
• Would [hour] suit you? (Czy [godzina] Pani/Panu odpowiada?),
• I was wondering if [day] wad possible for you? (Zastanawiam się, czy [dzień] będzie odpowiedni?),
• I’ m afraid I have another meeting at that time (Obawiam się, że w tym czasie mam inne spotkanie),
• It suits me, see you [date] ( To mi odpowiada, do zobaczenia [data]).

Na tym etapie warto także wspomnieć pokrótce o celu spotkania, żeby każdy wiedział, jakie materiały przygotować jeszcze przed spotkaniem, aby było ono jak najbardziej produktywne. Możesz opisać go z wykorzystaniem następujących sformułowań:

• The purpose of this meeting is to… (Celem tego spotkania jest…),
• I would like to outline our plans for… (Chciałabym/Chciałbym nakreślić nasze plany na…),
• Here is the agenda for the meeting (To plan spotkania),
• The main objective of this meeting is to… (Głównym celem spotkania jest…).

Struktura spotkania biznesowego

Kiedy zaprosimy już gości na spotkanie biznesowe po angielsku, powinniśmy się zastanowić nad jego strukturą oraz kolejnością poruszanych tematów. Pomocna może się okazać tutaj prezentacja, dzięki której nie pominiemy żadnego z zaplanowanych kroków. Najczęściej plan takiego meetingu wygląda następująco:

• greetings (powitanie),
• introducing yourself (przedstawienie się),
• agenda (program),
• the main body (główna część spotkania),
• Q&A (pytania i odpowiedzi),
• thanking (podziękowania).

Jak się przedstawić po angielsku na spotkaniu biznesowym? W jaki sposób przywitać gości?

W zależności od formatu spotkania biznesowego, musimy używać bardziej lub mniej formalnych zwrotów, aby się przedstawić oraz przywitać gości. Powinniśmy się zastanowić nad wyborem tonu przemówienia jeszcze przed rozpoczęciem spotkania, aby uniknąć niepotrzebnego stresu. W tabeli znajduje się kilka sformułowań, które możemy wykorzystać.

Po powitaniu warto powiedzieć coś o sobie. Na spotkaniu biznesowym powinniśmy się przedstawić, wspomnieć o zajmowanym stanowisku i powiedzieć kilka słów o naszej firmie, jeżeli meeting obejmuje gości „z zewnątrz”. Możemy też zachęcić innych do przedstawienia się, aby zmienić ton spotkania na mniej formalny. Pomogą nam w tym następujące wyrażenia:

• Before we start our meeting let’s take a moment and introduce ourselves (Zanim zaczniemy, poświęćmy chwilę na to, aby się przedstawić),
• My name is [name] and I’m the [position] at [company] – Nazywam się [imię] i jestem [stanowisko] w [firma],
• I’m responsible for [job] at [company] – Jestem odpowiedzialna/y za [wykonywana praca] w [firma].

Główna część spotkania biznesowego i przydatne zwroty

Początek spotkania biznesowego stanowi zwykle wprowadzenie. To czas na przedstawienie celu, a także całego planu spotkania, jeżeli ma się ono odbywać według z góry ustalonego schematu. Oto przykładowe zwroty, które możesz wykorzystać:

• The purpose of this meeting is to… (Celem tego spotkania jest…),
• I would like to take this opportunity to talk to you about… (Chciałabym/Chciałbym skorzystać z okazji i porozmawiać o…),
• We are meeting today to talk about… (Spotykamy się dzisiaj, aby porozmawiać o…).

W trakcie dyskusji ważne będzie także kulturalne dzielenie się opinią, a także asertywność, która jednak nikogo nie urazi:

• From my point of view… (Z mojego punktu widzenia…),
• We should consider… (Powinniśmy rozważyć…),
• I don’t agree with you at all (Zupełnie się z tobą nie zgadzam),
• What are your thoughts about…? (Co myślicie o…?).

Natomiast jeżeli chcemy przejść do innego kroku lub zachęcić do zadawania pytań, możemy powiedzieć:

• Feel free to interrupt if you have any questions (Przerywajcie, jeżeli macie jakieś pytania),
• Now, I’d like to discuss… (Teraz chcę omówić…),
• So, that completes… Let’s move on to… (Więc omówiliśmy… Przejdźmy do…).

Zakończenie i podsumowanie biznesowego spotkania po angielsku

Po skończonej prezentacji lub dyskusji, można pokusić się o podsumowanie spotkania w kilku punktach. W tym celu możesz wykorzystać następujące sformułowania:

• Before we close, let me just summarize the main points (Zanim skończymy, pozwólcie, że podsumuję główne punkty),
• To sum up… (Podsumowując…),
• I just have a few closing remarks (Mam kilka uwag końcowych).

A oto przykładowe zwroty na koniec spotkania biznesowego:

• I guess that will be all for today. Thanks for coming (Wydaje mi się, że to wszystko na dziś. Dziękuję za przybycie),
• If no one has anything else to add, we can wrap this up (Jeżeli nikt nie ma nic do dodania, możemy kończyć),
• Thank you, it was a fruitful meeting (Dziękuję, to było owocne spotkanie).